Eine Verfahrensdokumentation ist für Unternehmer nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein wichtiges Managementinstrument. Sie hilft, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, die Unternehmensprozesse effizient zu gestalten, Risiken zu minimieren und die langfristige Stabilität des Unternehmens zu gewährleisten.

Mit der Einführung GoBD zum 01.01.2015 sind jedoch zwei entscheidende Faktoren hinzugekommen:

1. Die Beweislastumkehr: Der Unternehmer (m/w/d) muss im Zweifel die Beweise erbringen, dass ein rechtskonformes Verhalten vorliegt.
2. Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation: Eine nicht vorhandene Verfahrensdokumentation kann als formeller Mangel gewertet werden.

Was beinhaltet eine GoBD-Verfahrensdokumentation?

– Überblick über die eingesetzten IT-Systeme: Eine Beschreibung der Software und IT-Systeme, die zur Buchführung und zur Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten verwendet werden.

Prozesse und Verfahren: Eine detaillierte Darstellung der Arbeitsabläufe, wie Belege erfasst, verarbeitet, geprüft und archiviert werden. Dies umfasst auch die Art der Datensicherung und die Dokumentation der Datenintegrität.

Zugriffsrechte und Kontrollmechanismen: Eine Erklärung, wie der Zugriff auf die elektronischen Daten geregelt wird, wer auf welche Informationen zugreifen darf und wie Änderungen an den Daten protokolliert werden.

Archivierung und Aufbewahrung: Die Verfahren zur Archivierung der Daten und Dokumente müssen so dokumentiert werden, dass sie den Anforderungen der GoBD entsprechen (z. B. unveränderbare Archivierung, Aufbewahrungsfristen).

Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Es muss nachweisbar sein, wie alle Schritte der Datenverarbeitung nachvollzogen und überprüft werden können (z. B. durch Prüfprotokolle, Logs).


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